Для того, чтобы стать эффективным и востребованным помощником руководителя, необходимо учиться, заниматься саморазвитием и приобретать практический опыт.

Фото из архива ООО "Дримтрейд". Автор Ермолаева Анна

Кто такой помощник руководителя

Помощник руководителя - сотрудник, который помогает повысить эффективность работы руководителя. Он планирует встречи, создает отчеты, отвечает на запросы, выполняет административные функции, чтобы разгрузить график руководителя, обеспечить ему больше свободного времени для принятия управленческих решений и контроля. Освоить навыки, необходимые такому сотруднику помогут курсы помощника руководителя.

Функции и задачи помощника руководителя

Перечень задач, которые выполняет помощник руководителя, достаточно обширен. Они могут меняться в зависимости от ниши, особенности компании. Выделим основные:

• Планирование. Помощник должен планировать расписание руководителя, организовывать встречи и подготавливать места их проведения.
• Ответы на телефонные звонки, сообщения и письма. Помощник должен обладать необходимой информацией, которая позволит ему отвечать на рядовые вопросы, чтобы разгрузить график руководителя.
• Работа с отчетами и презентациями. Помощник должен готовить данные и отчеты для руководителя, создавать презентации для предстоящих встреч.
• Документооборот. Специалист отвечает за организацию и хранения документов, помогает составлять, заполнять и искать их.
• Управление командой. В отсутствие руководителя помощник выполняет управленческие функции, распределяет задачи и контролирует исполнение.
• Поиск информации. Ищет и подготавливает материалы для презентаций, мониторит новости и тренды в отрасли. Подготавливает данные для принятия управленческих решений, отчетности.
• Организация поездок. Помощник отвечает за бронирование билетов, отелей, подготовку дорожных документов.

Помощник должен облегчать работу руководителя, освобождать его от рутинных задач, чтобы освободить время для принятия управленческих решений.

Чаще всего в задачи помощника не входит решение бытовых и личных задач руководителя. Его работа относится к решению административных задач, координации внутренних процессов в компании. Помощь с решением бытовых задач оказывается личным ассистентом.

Ключевые черты и навыки помощника руководителя

У помощника руководителя должны быть хорошо развиты следующие навыки:

• Организаторские навыки. Нужно эффективно планировать и управлять временем, координировать задачи и процессы.
• Коммуникативные навыки. Помощник должен уметь слушать, четко выражать свои мысли, уметь работать в команде, общаться с персоналом.
• Принятие решений. Умение проводить анализ информации и принимать решения на его основе, независимо от уровня стресса и давления.
• Ответственность. Нужно уметь брать на себя ответственность за собственные действия и результаты работы.
• Самоорганизация. Нужно уметь держать важные задачи под контролем, подходить к работе системно, дисциплинированно

Как освоить профессию помощника руководителя

Для того, чтобы стать эффективным и востребованным помощником руководителя, необходимо учиться, заниматься саморазвитием и приобретать практический опыт.

Обучение можно пройти на специализированных курсах. Они помогут быстро разобраться в особенностях работы, получить ключевые навыки и, возможно, практический опыт. В колледжах, бизнес-школах есть программы обучения администраторов, офис-менеджеров и помощников руководителя. Не лишним будет прохождение курсов по тайм-менеджменту, деловому общению и работе с клиентами.

Опыт помощника руководителя важен, ведь без него будет сложно найти достойную работу. Начинать придется с небольших проектов. Чтобы наработать опыт подойдут:

• Стажировки. В некоторых компаниях можно найти вакансию стажера в отделе администрирования, дополнительно можно откликаться на вакансии ассистента, офис-менеджера, администратора.
• Работа в небольших компаниях. В маленьких компаниях и стартапах часто требуются люди, которые будут помогать с организацией работы. Можно занять должность офис-менеджера или секретаря и расти в должности.
• Фриланс. Предлагать услуги помощника руководителя можно и на удаленке. В этом случае нужно будет выполнять задачи по управлению почтой, работе с таблицами, организации встреч.
• Волонтерство. Организация мероприятий, помощь в бизнес-клубах, общественных проектах даст возможность научиться работать с документами, планировать встречи и взаимодействовать с людьми.

Как войти в профессию

Чтобы стать востребованным, а главное - высокооплачиваемым помощником руководителя, необходимо:

• Освоить ключевые навыки, связанные с делопроизводством, тайм-менеджментом, работой в офисных программах и с людьми.
• Пройти курсы повышения квалификации.
• Найти стажировки или подработки, чтобы получить релевантный опыт.
• Создать резюме, которое подчеркивает организованность, ответственность, навыки работы в режиме многозадачности.
• Откликаться на вакансии. При этом не нужно бояться начинать с позиции младшего административного персонала. Карьерный рост до помощника руководителя может быть достаточно быстрым.

Работа помощника руководителя связана не только с решением административных задач. Он выполняет важные функции в компании, например, организовывает рабочие процессы, координирует задачи, оказывает поддержку руководителю, помогает бизнесу работать эффективнее. Если вы внимательны, организованы, стрессоустойчивы, то эта профессия может обеспечить карьерный рост в административной сфере и бизнесе.